Офис-менеджер

Бюро Planet9 ищет хозяйку или хозяина в офис на ул. Большая Никитская (ст. м. Арбатская,Тверская).

Офис в историческом здании с видом на Тверской бульвар. Внутри много света, растений, уютная атмосфера и полностью оборудованная кухня.

Мы ищем ответственного, системного и, что не менее важно, заботливого человека.

Главная задача администратора офиса — сделать работу в нём комфортными для всех сотрудников и гостей.

Задачи:

Покупка всего необходимого в офис, контроль и оптимизация закупок, оплата услуг и подписок, ведение бюджета.

• следить за наличием расходников и систематически их закупать,
• вести учёт покупаемой техники,
• искать наиболее оптимальные варианты для покупок: цена/качество/сроки,
• прислушиваться к комментариям коллег и покупать только вкусный чай и кофе)

Организация доставок штатным курьером и транспортными компаниями.

• принимать заявки на доставку от сотрудников в соответствии с регламентом,
• давать задачи курьеру, составлять оптимальный маршрут исходя из задач доставок,
• заказывать услуги транспортных компаний, общаться с ними по всем вопросам,
• вовремя пополнять баланс аккаунтов служб доставки, а также направлять в оплату счета от них

Встреча гостей, организация рабочих встреч, созвонов.

• с улыбкой встречать посетителей нашего бюро,
• следить за состоянием двух переговорных - вся техника должна работать, расходники (вода, канцелярия, бумага) быть на месте,
• помогать с организацией и участвовать в офисных активностях, например заказать круассаны и фрукты для завтрака перед поездкой за вдохновением в Переделкино)

Поддержание порядка в офисе.

• организовывать хранение расходников, рабочих инструментов - чтобы удобно лежало и легко находилось,
• поддерживать домашнюю атмосферу, красоту и уют,
• следить за состоянием рабочих мест и наличием всего необходимого оборудования у сотрудников

Управление офисным персоналом: постановка задач, контроль их выполнения.

Офис поддерживают 4 сотрудника:

• Курьер

• Клининг

• IT-поддержка

• Мастер по ТО офиса

По необходимости заказывать отдельные услуги, например ремонт принтера, посудомоек, проведение комплексных ремонтных работ.

Организация командировок.

• покупать билеты и бронировать отели для сотрудников компании,
• искать оптимальные варианты с учетом задач командировки и пожеланий сотрудников

Задачи от личного ассистента руководителей.

• делать мелкие покупки товаров,
• искать информацию в интернете

Помощь сотрудникам

• отвечать на вопросы, касающиеся перечисленных задач,
• помогать подружиться с принтером и кофемашиной,
• помогать новым сотрудникам освоиться в офисе

Внештатные ситуации.

• уметь быстро и сдержанно (без паники) реагировать на срочные/экстренные ситуации (например, если отключилось электричество, пропал интернет, сработала пожарная сигнализация и т.д.)

Требования:

• желательно высшее образование

• аналогичный опыт (в АХО, офис-менеджером) от 5 лет

• английский язык желательно, но не обязательно

Условия:

• график: с пн. по пт. с 10.00 до 19.00

• заработная плата обсуждается