Секретарь-делопроизводитель

О компании:

Общество с ограниченной ответственностью «ДримДжет» - компания в секторе бизнес – авиации, занимается предоставлением услуг по организации чартерных перевозок пассажиров и багажа на воздушных судах (внутренние и международные рейсы).

О вакансии:

В настоящее время Общество с ограниченной ответственностью «ДримДжет» стремительно расширяет сферу своей деятельности, в связи с чем, находится в поиске кандидатов на должность секретаря-делопроизводителя.

Основной миссией такого сотрудника в компании является организация и ведение документооборота компании (в основном, договоры, закрывающие документы, письма и пр.), а также функции офис-менеджера, такие как выполнение разовых поручений руководителя и (или) коллег по встрече гостей компании, закупке расходников для офиса (канцтовары и пр.), помощь в организации корпоративов.

Основной пласт, возложенной на такого сотрудника работы касается работы с документами, организацией их хранения и структурирования, в связи с чем, наличие юридического (или смежного) образования и опыта работы приветствуется.

Ключевые Навыки:

• Умение работать с большим количеством информации и документов;

• Опыт работы с документами на смежной специальности;

• Опыт работы с ПК (приветствуется опыт в Консультантя+/1С/Битрикс);

• Инициативность, желание расти вместе с компанией;

• Опыт корпоративной этики и ведения деловой переписки и переговоров;

Условия работы:

• График 5/2, полный день (очно);

• Удобный современный офис в центре Москвы в шаговой доступности от м. Краснопресненская;

• Трудоустройство по ТК РФ;

• ДМС по окончании испытательного срока;

• Интересная и разнообразная работа в молодом и активном коллективе;

• Возможность роста, в том числе перехода в профильный отдел (юридический отдел);

• Заработная плата по итогам собеседования;

Должностные обязанности:

• Проверка корпоративной почты, сортировка и переадресация электронных писем ответственным лицам (регулярно)

• Сортировка, систематизация бумажной корреспонденции, в том числе, передача на подписание уполномоченным сотрудникам, подготовка описей (регулярно);

• Ведение протоколов еженедельных совещаний (еженедельно);

• Направление корреспонденции (почта, курьерская служба) на подписание контрагентам (регулярно);

• Ведение бумажной и электронной базы документов (систематизация договоров и закрывающих документов с контрагентами и клиентами, контроль над соблюдением сроков их подписания, организация обмена документами, взаимодействие с бухгалтером, юристом)

• Составление писем, предложений, запросов и прочих документов по поручению руководителя

• Подготовка и печать материалов (печать, брошюрование, обеспечение расходными материалами и т.д.)

• Административно-хозяйственная поддержка работы офиса компании (прием звонков (редко), взаимодействие с арендодателем по вопросам ремонта и пр. (редко), контроль порядка в офисе (взаимодействие с клинерами) (редко), заказ канцелярских товаров, расходных материалов, воды и пр. (регулярно)

• Встреча гостей организации (в т.ч. подача напитков (редко), подготовка конференц-зала, настройка видео-конференций)

• Заказ пропусков, открытие шлагбаума для гостей организации (редко); заказ пропусков для новых сотрудников организации (редко).

• Организации культурно-массовых мероприятий организации поздравлений коллег и партнеров с праздниками по запросу (редко);