Бизнес ассистент / менеджер (координатор) проектов
Требуемый опыт работы: 1–3 года
Полная занятость, полный день
Вакансия от собственника и генерального директора. Пожалуйста, читайте внимательно, когда составлял вакансию, постарался в ней отразить максимум важной для кандидата информации.
ФУНКЦИОНАЛ
Формулирование задач, сбор требований
- Задача должна быть: конкретной, с измеримым результатом, достижима, актуальна, ограничена сроком исполнения
- Конкретная, значит что есть понимание идеального конечного результата
- Измеримая - можно однозначно оценить результат, достигнут он или нет и насколько качественно
- Достижима - постановщик или исполнитель задачи должен понимать, какой набор шагов надо выполнить чтобы получить результат
- Наполнена информацией - к задаче прилагается вся информация, которая может быть полезна для решения задачи
- Актуальна - состековаться с положением связанных проектов, ситуацией в компании, ситуацией на рынке и тп
Оформление задач в трекере задач Jira
- Название задачи кратко но однозначно понятно, формулируется в форме "Сделать то то" - пр Открыть новый филиал, Сделать ремонт и тп
- Заполнены все! доступные для заполнения поля
- Развернуто описан идеальный конечный результат, который хочет получить заказчик
- Проставлены достижимые сроки, в соответствии с приоритетами
- Отмечены связанные задачи
- Отметить участников задачи и соисполнителей
- Оценить трудозатраты на задачу в часах
- Для сложных задач сфорулирован чек лист
Сбор обратной связи от сотрудников
- После каждого собрания собрана обратная связь от сотрудников о принятии задачи к исполнению
- Подтверждены сроки решения, трудозатраты, отмечены связанные задачи и соисполнители
- Синхронизация по идеальному конечному результату
- Предложение помощи, убедиться что нет сложностей, если есть то зафиксировать их
- Организация эффективной коммуникации внутри компании, переадресация запросов к нужным адресатам
- Если сложности такие, что их нельзя решить самостоятельно, необходимо обратиться к руководителю направления
Контроль исполнения
- В зависимости от приоритета, запрашивать актуальный статус по задаче ежедневно, раз в два дня, раз в неделю, по сроку в задаче
- Проверка корректного ведения задач сотрудниками
- Оценка промежуточных результатов, корректировки по ходу решения задачи
- Отслеживание взаимосвязей с другими задачами и процессами, информирование команды в случае выявления изменений
Ведение проектной документации
- Оформление проектов - это большая задача разделенная на несколько связанных между собой задач
- Оформление паспорта проекта - цели, метрики успеха, план проекта со сроками, ролями и исполнителями и тп
- Фиксация результатов проекта, их анализ, оценка результатов, выявление сильных и слабых решений в проекте
- Ведение метрик проектов - отчеты о соблюдении сроков, объеме выполненной работы, качестве и достигнутых результатов
- Ведение метрик сотрудников - отчеты о соблюдении сроков, объеме выполненной работы, качестве и достигнутых результатов по сотрудникам
Обучение руководителей работе в Jira и других инструментах
- Ведение базы знаний с инструкциями и видеоуроками
- Аттестация сотрудников на предмет навыков использования Jira, системы работы с задачами
- Мастер классы по работе с задачами раз в неделю два часа для всех желающих
- Поддержка в чате по работе с ИТ системами
ИНСТРУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ В РАБОТЕ
(обучим в работе)
0) Google Sheets / Excel / Word
1) Jira Softwawe: управление своими задачами; управление бизнес командами по Scrum; автоматизированные БП в ОД;
2) Jira Service Desk: управление инцидентами во всех подразделениях компаний;
3) Notion: порталы подразделений, регламенты, инструкции, шаблоны проектов;
4) Amo CRM: работа отдела продаж с заявками корп клиентов
5) Сакура (свое ПО): HRM система - новости, личное дело, под отчет, ТМЦ, КДП, информирование, процессы подбора, тестирования и адаптации персонала, справочник сотрудников, система грейдирования, расчет ЗП по KPI, аналитика операционной деятельности
6) Foquz (свое ПО): проведение опросов и маркетинговых исследований, автоматизация прямого маркетинга, автоматизация контроля качества работы по точкам контакта, справочник клиентов с сегментацией по любым признакам, сбор отзывов из разных источников; поиск точек роста в ответах клиентов и сотрудников
7) iiko - ERP система для ресторанного и пищевого бизнеса
8) 1С - бухгалтерская система
9) FreshDoc - автоматизация работы с договорами
10) Power BI - аналитическая система для работы с большими данными
11) Я. Метрика - анализ UX/UI сайта, источников трафика, отказов, аудитории, эффективности РК
12) ЛК Я.Директ - анализ эффективность РК
ПОЖЕЛАНИЯ К КАНДИДАТУ
1) Умение быстро переключаться между задачами поддерживая высокий темп
2) Быстрая самообучаемость
3) Твердые навыки проектного управления
4) Продвинутый пользователь ПК и мобильных приложений
5) Регулярное саморазвитие как ценность
6) Навыки планирования и реализации планов
7) Эмоциональный интеллект
8) Навыки ведения деловых переговоров
9) Навыки организации и проведения деловых встреч
10) Навыки слепой печати от 180 сим / мин
11) Навыки работы с майнд картами
12) Не бояться ошибаться, а делать работу над ошибками и постоянно расти
13) Критическое мышление
14) Регулярное чтение книг
15) Структурирование информации
16) Понимание сущности бизнес процесса
ГРАФИК РАБОТЫ
РАБОТА В ОФИСЕ ПОЛНЫЙ ДЕНЬ 5/2 с 10 до 19
На связи все будни круглосуточно (важно, но обсуждаемо)
График может быть гибкий, но в любом случае полный день 5/2
Выходные сб и вск
ОФисы в двух локациях: м. Горчакова и м. Павелецкая
УРОВЕНЬ З/П ЗАВИСИТ ОТ УРОВНЯ ПОДГОТОВКИ КАНДИДАТА
Рассмотрим как перспективного начинающего специалиста с небольшим опытом, но готового развиваться, так и опытного ассистента обладающего всеми перечисленными навыками и компетенциями.
ПРОСЬБА К КАНДИДАТАМ
Если Вы прочитали внимательно вакансию и раздел о Компании, вам все понятно и есть желание присоединиться к нашей команде, прошу Вас сформулировать и написать в ответном письме несколько вопросов, которые у вас возникли при рассмотрении данной вакансии.
Так же будет здорово, если напишите почему на Ваш взгляд эта вакансия Вам подходит.
Спасибо! Время - самый ценный ресурс!
Ключевые навыки
Задайте вопрос работодателю
Где располагается место работы?Какой график работы?Вакансия открыта?Какая оплата труда?Как с вами связаться?Другой вопрос
Адрес
Вакансия опубликована 17 мая 2024 в Москве